Les processus administratifs sont souvent chronophages au sein des entreprises et peuvent freiner la croissance. La simplification de ces tâches est donc un enjeu majeur pour gagner en efficacité, améliorer la productivité et faciliter le travail des équipes. Dans cet article, nous vous présentons des techniques et des outils visant à alléger votre gestion administrative.
Identifier et analyser les processus administratifs
La première étape pour optimiser les processus administratifs consiste à les identifier et à analyser leur fonctionnement actuel. Il s’agit de déterminer quels sont les processus les plus lourds, les plus longs et les plus coûteux en termes detemps et de ressources. Une fois ces éléments identifiés, il sera alors possible de mettre en place des actions pour les simplifier et les optimiser.
Méthode du LEAN management
Une méthode innovante pour analyser et améliorer les processus administratifs est le LEAN management. Cette approche vise à éliminer toutes formes de gaspillages (temps, ressources, erreur) dans les processus existants. Appliquer cette méthode permet d’alléger considérablement les tâches administratives et d’améliorer la qualité globale.
Mettre en place des outils de dématérialisation
La dématérialisation des documents et des flux d’informations est un moyen efficace pour simplifier les processus administratifs. En effet, elle permet de gagner du temps en réduisant les manipulations physiques, d’améliorer la traçabilité des documents et d’assurer une meilleure accessibilité aux informations.
Quelques exemples d’outils de dématérialisation
- Gestion électronique des documents (GED) : La GED permet de centraliser, classer et archiver les documents numériques de manière structurée et sécurisée. Les utilisateurs peuvent accéder facilement aux documents grâce à un moteur de recherche performant.
- Signature électronique : La signature électronique a pour objectif de faciliter la validation des contrats et autres documents officiels. Elle offre un gain de temps considérable et garantit une sécurité renforcée comparativement aux signatures manuscrites.
- Outils de gestion des factures et des paiements : Ils permettent d’automatiser et de sécuriser le traitement des factures fournisseurs et clients et d’accélérer les délais de paiement grâce à des workflows assistés.
Ces outils facilitent non seulement l’accès aux documents et informations, mais participent également à la réduction de l’utilisation du papier, avec des bénéfices écologiques et économiques évidents.
Automatiser certains processus pour gagner en productivité
L’automatisation des tâches administratives peut s’avérer très bénéfique pour les entreprises en termes de gain de temps et d’efficacité. L’objectif est de confier à des logiciels certaines tâches répétitives et chronophages, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Quelques exemples de processus automatisables
- Gestion des frais : Les solutions de gestion des notes de frais permettent d’automatiser la collecte, le contrôle et le remboursement des dépenses professionnelles effectuées par les salariés.
- Gestion des justificatifs de paiement : La mise à disposition d’une application mobile permet aux collaborateurs de scanner leurs tickets de caisse et factures , ce qui facilite la vérification et simplifie la saisie comptable .
- Suivi du temps : L’utilisation d’un logiciel de suivi du temps de travail facilite la production des feuilles de temps et leur intégration dans un système de paie automatisé.
Il existe une multitude de logiciels et plateformes capables d’automatiser différentes tâches administratives. Le choix dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise et de l’adéquation entre les fonctionnalités offertes et les attentes des utilisateurs.
Mettre en place une formation continue et une communication interne optimisée
Les pratiques clés pour soutenir et accompagner la simplification des processus administratifs incluent également la formation continue et une bonne communication interne. En effet, impliquer les collaborateurs dans la démarche d’amélioration de la gestion administrative favorise leur adhésion aux nouvelles pratiques et outils mis en place.
Formation des équipes
Le développement des compétences passe par la mise en place de sessions de formation régulières pour présenter aux employés les nouveaux outils et techniques visant à simplifier les tâches administratives . Il est également judicieux d’encourager l’apprentissage en autonomie grâce à la mise à disposition de ressources en ligne (tutoriels, webinaires, articles).
Amélioration de la communication interne
Réduire les silos organisationnels et optimiser les canaux de communication permet de fluidifier les échanges entre services. Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises : messagerie instantanée, plateforme collaborative, réseaux sociaux d’entreprise, etc. Le partage rapide des informations entre collaborateurs contribue à faciliter le travail quotidien et les processus de décision.
Simplifier les processus administratifs représente donc un enjeu majeur pour la performance et la compétitivité des entreprises. L’adoption de méthodes innovantes et d’outils adaptés sera déterminante pour atteindre cet objectif avec succès.
